ماده1 – ثبت نام در نمايشگاه بین المللی ونحوه پرداخت هزينه اجاره بهاء غرفه:

• تمام مراحل ثبت نام از طریق سامانه‌ای که در وب‌ سایت رسمی نمایشگاه برای مشارکت متقاضیان محترم ایجاد شده است به نشانی safiran-Ciadexpo.com انجام می‌شود. بنابراین، خواهشمندیم با مراجعه به سایت مربوطه، مراحل ثبت نام نمایشگاه را تکمیل کنید. شرکت سفیران پس از بررسی و تایید اطلاعات، متقاضی را مطلع نموده و لینک پرداخت و یا اطلاعات بانکی شرکت برگزار کننده  برای شرکت کننده ارسال می شود. شرکت کننده موظف است بلافاصله پس از دریافت پیش فاکتور و اطلاعات پرداخت نسبت به واریز وجه تعیین شده اقدام نماید.
• پذیرش شرکت‌کنندگان توسط مدیرعامل شرکت سفیران صورت می‌گیرد و حق اعتراض برای تجدیدنظر ثبت نام برای مشارکت کننده محفوظ است.
• لازم است کل هزینه مشارکت بر اساس فضای درخواستی پس از تایید اطلاعات و دریافت لینک ثبت در وجه شرکت نمایشگاهی سفیران حامی کهکشان واریز شود.
• اجرای گردهمایی های مشخص و خصوصی در واحد پاویون نمایشگاه به صورت برنامه ای اجاره داده خواهد شد.
• نحوه محاسبه:
  قیمت مصوب به صورت خالص و خام سالن برای غرفه های استاندارد هر متر مربع   14.000.000 ریال می باشد.

قیمت مصوب به صورت خالص و خام سالن برای غرفه های ویژه (VIP) هر متر مربع   15.000.000ریال می باشد.

واحد های مشارکت کننده میتوانند به منظور حضور در  واحد تخصصی  پاویون نمایشگاه نسبت به اخذ متراژ های 6 متری اقدام و این واحد ها به صورت مشخص به مبلغ 120.000.000 ریال میباشد.

الف) ثبت نام و تکمیل قرارداد غرفه های استاندارد و VIP در بازه زمانی از تاریخ 1403/08/20 لغایت 1403/09/25 بوده که پس از اتمام زمان تعیین شده پلان سالن مطابق متراژ دارای قرارداد بسته شده و امکان ثبت نام نخواهد بود.

ب) هزینه تجهیزات جانبی از قبیل غرفه سازی و کف سازی بنا به نرخ اعلامی در بند های بعدی در فاکتور لحاظ خواهد شد.

تبصره: نحوه پرداخت:

50 درصد مبلغ کل غرفه به عنوان بیعانه پرداخت میگردد و تسویه کامل 20 روز قبل از شروع نمایشگاه (1403/09/20) صورت میگردد.

• قیمت مصوب برای شرکت های خارجی با محصولات یا خدمات خارجی به ازای هر متر مربع 180 یورو  میباشد.
• بعد از ثبت نام و پرداخت هزینه غرفه(بیعانه وثبت نام) در صورت کنسل کردن غرفه از سوی مشارکت کننده وجه پرداخت شده عودت داده نشده و حکم بیعانه را خواهد داشت.
• با توجه به هماهنگی های صورت گرفته و در جهت رفاه هر چه بیشتر مشارکت کنندگان ،در صورت نیاز به موارد و تجهیزات غرفه سازی و تجهیز آن میتوانند تا 20 روز قبل از اجرای نمایشگاه نسبت به اعلام موارد مورد نیاز به این شرکت از طریق نامه رسمی اقدام و متعاقبا نسبت به دریافت پیش فاکتور و پرداخت این خدمات هماهنگی لازم را مبذول نمایند.
• هزینه نظارت بر غرفه سازی توسط شرکت سفیران مطابق قوانین ذکر شده در این متن مبلغ 1.500.000 ریال به ازای هر مترمربع برای ارتفاع 3 متر و یک طبقه بوده که متعاقبا در صورت اجرای غرفه بیش از ارتفاع 3 متر و یا اجرای غرفه در تعداد طبقات بالاتر از یک طبقه متعاقبا هزینه نظارت بر غرفه سازی مازاد 3 متر ،محاسبه و مشارکت کننده محترم ملزم به پرداخت آن میباشد.
• هزینه نظارت بر غرفه سازی نمایشگاهی که توسط شرکت نمایشگاه های استان فارس اخذ میگردد مطابق قوانین نمایشگاه فارس بوده و پرداخت آن بر عهده مالک غرفه و یا غرفه ساز ایشان میباشد.
• کف سازی از امور الزام آور نمایشگاه بوده که به ازای هر متر مربع مبلغ 2.۵00.000 ریال از مشارکت کننده دریافت میگردد.
•  چنانچه مشارکت کننده ای به دلیل محدودیت قرارداد با شرکت غرفه ساز انتخابی، ملزم به پرداخت حق کف سازی به شرکت غرفه ساز بود با اعلام به شرکت مجری طی نامه ای مکتوب از پرداخت حق کف سازی  معاف خواهد شد. لازم به ذکر است فرایند مذبور هرگز به منزله انصراف از کف سازی نیست و همه مشارکت کنندگان در نهمین نمایشگاه معماری و دکوراسیون استان فارس ملزم به انجام کف سازی خواهند بود.
• طبق بند 7 در صورت استفاده از شرکت های غرفه ساز آزاد، به ازای هر متر مربع طبق تعرفه سایت نمایشگاه بین المللی استان فارس مبلغی توسط سایت نمایشگاهی فارس دریافت میگردد.
• • در صورت استفاده مشارکت کننده از سازه اسپیس نمایشگاهی مبلغ 1.700.000 ریال به ازای هر متراسپیس و مبلغ 500.000 ریال به ازاری هرمتر بابت حق نظارت محاسبه و دریافت میگردد.
• تخصیص مکان غرفه بر اساس اولویت ثبت نام و واریزی صورت می‌گیرد. به این معنا که متقاضیانی که زودتر فرآیند ثبت نام خود را تکمیل نمایند، در هنگام تخصیص غرفه نسبت به دیگران اولویت خواهند داشت. لطفاً قبل از دریافت تأییدیه از سوی برگزارکننده از هر گونه اقدام به واریز وجه خودداری نمایید. واریز وجه ثبت نام پیش از تأیید برگزارکننده هیچ‌گونه اولویتی برای واریزکننده ایجاد نخواهد کرد.
• پس از مشخص شدن محل غرفه ،شرکت سفیران غرفه مورد نظر را رزرو نموده و پیش فاکتوری برای واریز وجه ثبت نام صادر مینماید. این پیش فاکتور تنها تا تاریخ ذکر شده در آن معتبرمی باشد. در صورت عدم واریز وجه ذکر شده در فاکتور در زمان معین، برگزارکننده تعهدی برای نگهداری غرفه برای متقاضی نداشته و میتواند نسبت به واگذاری همان غرفه به سایر مشارکت کنندگان اقدام نماید.
• بر اساس ابلاغ سازمان امور مالیاتی کشور، به تمامی مبالغ قابل پرداخت توسط شرکت‌کنندگان، 10درصد مالیات بر ارزش افزوده محاسبه و اضافه می‌گردد.
• اگر بر اساس گزارش معتبر، متقاضی، ثبت‌نام در نمایشگاه دیگری سابقه نقض مقررات یا عدم تسویه حساب کامل را داشته باشد، برگزارکننده می‌تواند در هر مرحله‌ای از ثبت‌نام، حتی پس از پرداخت هزینه مشارکت، ثبت‌نام متقاضی را لغو کرده و وجوه پرداخت شده را بازپرداخت کند. در این زمینه، انجمن برگزارکنندگان نمایشگاه‌های بین‌المللی ایران به عنوان مرجع اصلی برای اعلام موارد تخلف شناخته می‌شود.
• نام هر غرفه باید دقیقاً با عنوانی که با آن ثبت نام شده و در فرم ثبت نام ذکر شده، همخوانی داشته باشد. در صورتی که نام غرفه با عنوان ثبت‌نام شده مغایرت داشته باشد، به عنوان تخلف در نظر گرفته می‌شود و غرفه مربوطه اجازه فعالیت در نمایشگاه رانخواهد داشت
• برای درخواست هر گونه تغییر در مندرجات فرم ثبت نام یا سایر فرم‌ها، تنها درخواست‌های کتبی و طی یک نامه رسمی از سوی شرکت‌کننده قابل قبول خواهد بود.
• در نمايشگاه هايي که ثبت نام آنها به صورت اينترنتي انجام مي شود، براساس قوانين سايبري فضاهاي مجازي، تکميل اينترنتي فرم ها و عبور از مراحل مختلف و درنهايت پرداخت وجه ثبت نام براي متقاضيان تعهدآور بوده و حتي درصورت عدم تکميل و ارائه فيزيکي فرم ثبت نام و تعهدنامه هاي مربوطه، به منزله امضاء فرم ها و التزام به رعايت کامل مقررات و ضوابط نمایشگاه مي باشد.
• تجهیزات استاندارد نمایشگاهی شامل ، پریز برق ، روشنایی استاندارد یک میز و یک صندلی به ازای هر 12 متر میباشد.
• تحویل غرفه فقط در صورت تسویه کامل و دارا بودن برگه تسویه حساب از ستاد برگزاری نمایشگاه و یا صدور مجوز امکان پذیر میباشد.
• اولویت جانمایـــی بر اساس زمان ثبت نام و پرداخت هزینه غرفه می باشد.
• مشارکت کننده محترم میبایست نسبت به معرفی یک شماره تلفن با اپلیکیشن های تلگرام و یا ایتا  جهت ارتباط مستقیم با واحد های شرکت اقدام نماید.
• پلان رویت شده توسط مشارکت کننده از نظر درب های ورود با شرایط فعلی عقد قرارداد میباشد و چنانچه در زمان برگزاری نمایشگاه طبق صلاحدید تیم امنیت تغییری در آن لحاظ گردد مشارکت کننده حق هیچ گونه اعتراضی را نخواهد داشت.
• ثبت نام و شرکت در واحد پاویون تخصصی منوط به ارایه گواهی نامه های تخصصی بوده که متقاضیان میتوانند با هماهنگی کارشناسان نمایشگاهی نسبت به اخذ مدارک مورد نیاز اقدام نمایند.

ماده 2: ضوابط مربوط به گروه مشارکت کنندگان در نمایشگاه معماری و دکوراسیون فارس

با توجه به فراگیربودن ماهیت حوزه‌های یادشده، تدوین لیست گروه کالایی این نمایشگاه، طیف وسیعی از فعالان صنعت معماری و دکوراسیون و تجهیزات وابسته و لوستر در بخش‌های مختلف داخل و خارج بنا را در مسیر طراحی، تولید،تامین، نصب، اجرا و فروش در سطح داخلی و خارجی ( صادرات و واردات) را به شرح ذیل پوشش می دهد: 

• دکوراسیون داخلی
• كفپوش داخلی و خارجی (همچون انواع پاركت - پروفیل و قرنیز-کاشی-سرامیک -موزاییک- پوشش های خاص آنتی باكتریال،سنگهای کفپوش، موکت ....)
• پوشش های دیوار ( همچون کاغذدیواری – فرآورده های چوبی – دیوارپوشهای pvc – پانل های جداکننده و...)
• انواع حفاظ، درب، پنجره، شیشه، نرده، گاوصندوق های توکار (همچون درب های چوبی، فلزی، ضد سرقت، بالارونده، اتوماتیک و .. -تجهیزات حفاظتی مثل گاوصندوقها- نرده های صنایع استیل، سنگ و فلز و..)
• پوشش داخلی سقف (همچون انواع سقف های کاذب و... )
• پوشش خارجی بام (انواع پوشش‌ها ، عایق بندی و ایزوگام و... )
• روف گاردن و باغ در بام
• لوازم ویژه دكوراسیون داخلی و تزئینی
• کابینت و تجهیزات کابینت( همچون طراحی و اجرا- انواع مصالح و فرآورده های کابینتی-ساخت و نصب کابینت، دستگیره ها و تجهیزات کابینتی)
• تجهیزات‌آشپزخانه(همچون سیستم‌های تصفیه آب، موادو رسوب زداها- لوله و اتصالات شیرآلات بهداشتی، سینک، هود و گاز صفحه ای)
• تجهیزات روشنایی و نورپردازی
• لوسترهای سقفی و دیواری (همچون انواع لوسترهای کلاسیک، سنتی، مدرن، کریستالی، دست ساز، روستیک، دایکاست و ...)
• چراغ های روشنایی ( همچون سقفی و دیواری- رومیزی و آباژور- شمعدانی-چراغ‌های ایستاده همچون فلور و لامپ-چراغ‌های فضای باز و محوطه)
• چراغ‌های تزئینی، دکوراتیو و هنری (همچون چراغ‌های LED و نورپردازی هوشمند - ریسه‌های نوری و چراغ‌های جشن و مراسم - چراغ‌های مخصوص رویدادها و نمایش‌ها)
• تجهیزات و لوازم جانبی روشنایی (همچون کلید و پریزهای نورپردازی-سیستم‌های کنترل روشنایی هوشمند-لامپ‌های ال‌ای‌دی و کم‌مصرف-سنسورها و دیمرهای نور)
• طراحی و مشاوره نورپردازی (همچون خدمات طراحی داخلی و نورپردازی - نرم‌افزارهای طراحی و شبیه‌سازی نور- مشاوره در زمینه بهینه‌سازی مصرف انرژی در نورپردازی)
• چراغ‌های شهری و فضاهای بازو لوازم جانبی لوسترها
• هوشمند سازی و تکنولوژی ساختمان (همچون هوشمند سازی BMS - سیستمهای كنترل از راه دور و ضد سرقت--یراق آلات الكترونیكی- دستگاهها و تجهیزات الكترونیكی- ایمن سازی و تجهیزات حفاظتی و سیستمهای امنیتی ساختمان - سیستمهای كنترل خودكار فضاهای خارجی- تجهیزات ویژه استخر وسونا- تهویه مطبوع و تجهیزات بهینه سازی شده (سرمایش و گرمایش)- سیستم اطفاء حریق و اعلام حریق و...)
• معماری سبز و معماری پایدار(همچون تکنولوژی های خورشیدی از قبیل شیشه و محافظ های خورشیدی- فضاهای سبز و گل و گیاه- عایق های صوت و انرژی- رنگ‌چوب و افزودنی‌ها-معماری سازگار با محیط- سیستم‌های ساختمانی پالایش تصفیه هوا- ...)
• مصالح معماری(همچون مصالح و صنایع پیش ساخته - مصالح ساختمانی طبیعی و مصنوعی- مصالح پوششی مثل رنگ، چسب، رزین، درزگیر -انواع سفال، بلوک و ...)
• محصولات بهداشتی ( تجهیزات سرویس های بهداشتی و حمام از قبیل دوش- سرویس های بهداشتی سرامیک، سنگی و ..-کابینت های بهداشتی و...)
• محوطه‌سازی، فضای‌سبز ،مبلمان باغی و دکوراتیو(همچون تجهیزات خاص آبیاری و آبنما- چمن‌های مصنوعی، شومینه و باربیکیو -انواع آلاچیق - مبلمان ورزشی و تفریحی...)
• معماری نما ومنظر(همچون پوشش‌های نما و محوطه مثل سنگ های تزیینی ،کامپوزیت ساختمانی و...)
• بیمه‌های ساختمانی (انواع بیمه های ساختمانی و بیمه های پوشش دهنده فعالان ساختمانی)
• مرمت و بازسازی (ارایه دستاوردهای طراحی، سه بعدی سازی و بازسازی بناهای واجد ارزش تاریخی و معماری  براساس طرح های مرمت و احیا – نمایش روند بازسازی و مرمت ابنیه)
• طراحی و مشاوره (معماری، دکوراسیون داخلی، آشپزخانه، استخرو سونا، محوطه، نما، کاربران نرم‌افزارهای معماری و سه بعدی سازی ساختمان )
• نشریات، انجمن ها و مراکز علمی مطالعاتی معماری

ماده3– ضوابط مربوط به عرضه و نمايش كالاهاي نمايشگاهي:

• کالاهای معرفی شده در نمایشگاه و همچنین مواد تبلیغاتی مانند پوستر، بروشور، کاتالوگ، عکس، فیلم و ... باید مربوط به کالاهای داخلی یا کالاهای دارای مجوز باشند و استفاده از تصاویری که با شعائر اسلامی مغایرت دارد، در محیط غرفه ممنوع است.
• با توجه به قوانین کشور، ورود و عرضه هرگونه کالای خارجی بدون مجوز معادل قاچاق تلقی می‌شود. بنابراین، برگزارکننده نمایشگاه با عرضه‌کنندگان باید طبق مقررات قانونی برخورد نماید.
• فقط کالاهایی می‌توانند در نمایشگاه ارائه شوند که با موضوع و هدف نمایشگاه همخوانی داشته و در قالب پروفایل کالایی به شرکت‌کنندگان ارائه می‌شوند.
• هر شرکت در گروه کالایی مجاز می‌تواند تنها محصولات و خدمات مربوط به خود را نمایش دهد.ترویج و عرضه محصولات دیگر شرکت‌ها بدون مجوز کتبی از طرف مدیریت نمایشگاه ممنوع است.
• ارائه مدارک مربوط به مالکیت و استفاده از برند‌ها و محصولات ضروری است.
• ارائه گواهي استاندارد براي کالاها و محصولاتي که از سوي سازمان استاندارد مشمول استاندارد اجباري هستند الزامي است .
• ارائه گواهی ثبت اختراع برای کالاهایی که اختراع شده اند الزامی است.
• در صورتی که شرکت‌کننده در غرفه خود به نمایش کالا یا ارائه تبلیغاتی مرتبط با شرکت دیگری می‌پردازد، لازم است نامه‌ای رسمی از شرکت مربوطه به منظور اعلام رضایت برای نمایش محصول یا تبلیغات مذکور، به ستاد برگزاری نمایشگاه ارائه داده شود.
• حضور پرسنل آگاه به منظور معرفی محصولات یا خدمات و ارائه توضیحات لازم به بازدیدکنندگان و مخاطبان، در طول دوره برگزاری نمایشگاه در داخل غرفه الزامی می باشد. برپا کردن غرفه‌ای خالی از دکوراسیون مناسب و بدون حضور پرسنل، مخالف هدف و روح برگزاری نمایشگاه است و به منزله نادیده گرفتن مخاطبان و سایر مشارکت‌کنندگان محسوب می‌شود.
• مشارکت کنندگان محترم واحد صنفی لوستر و تجهیزات روشنایی بایستی در صورت فروش فاکتوری محصولات خود ،نسبت به واگذاری یک فقره چک در وجه شرکت سفیران به عنوان ضمانت تحویل سفارشات دریافتی به مبلغ 2.000.000.000 ریال ،اقدام نمایند

ماده4– امور فني و ساخت و ساز غرفه ها:

• حداقل متراژ غرفه‌های پیش‌ساخته با تجهیزات 24مترمربع، حداقل متراژ فضای بدون ساخت غرفه (زمین خالی)24متر مترمربع می باشد.
• همه مشارکت کنندگان ملزم به ساخت غرفه هستند. در صورتی که در موارد خاص و با هماهنگی و موافقت با شرکت برگزار کننده مشارکت کننده ای ملزم به غرفه سازی نباشد مشمول پرداخت حق نظارت بر غرفه سازی عادی (اسپیس) به ازای هر متر 500.000 ریال خواهد بود.
• به منظور نظارت بر غرفه سازی پیشرفته مبلغ 1.500,000 ریال به ازای هر متر توسط شرکت سفیران دریافت میگردد
• هر غرفه باید مطابق با استانداردهای ارائه شده توسط مدیریت نمایشگاه طراحی و ساخته شود.تخلف از ساختار و طراحی مشخص شده توسط مدیریت نمایشگاه ممکن است منجر به تخریب غرفه شرکت‌کننده شود.
• ارتفاع مجاز برای غرفه سازی در نمایشگاه معماری و دکوراسیون حداکثر 3 متر می باشد.
• در صورتي كه در نظر است ساخت غرفه در دو طبقه انجام شود، با توجه به اينکه احداث طبقه دوم در بعضي از سالن ها امکانپذير نمي باشد ، لذا مراتب بايد حداقل 20 روز قبل بصورت مكتوب با ذكر متراژ، ارتفاع و نوع كاربري طبقه دوم به برگزاركننده اعلام و پس از تأييد برگزار کننده به اجرا درآيد. در غير اينصورت چنانچه به هنگام اجراي طرح و ساخت غرفه مشكلي بروز نمايد مسئوليتي متوجه برگزار كننده نخواهد بود. ضمناً مساحت طبقه دوم نبايد بيشتر از 50 درصد مساحت غرفه بوده و به هيچ وجه نيز مسقف نباشد. هزينه اجاره بهاء نيم طبقه دوم بر مبناي 50 درصد هزينه معمول اجاره بهاء غرفه محاسبه واخذ مي گردد.
  لازم به ذکر است طراحی غرفه سازی های دو طبقه بایستی به مهر و امضای مهندس طراح (عمران ) رسیده و به شرکت ارایه گردد.
• در غرفه‌های یک طبقه نیز، در صورت لزوم برای مسقف شدن، حداکثر 30 درصد از غرفه می‌تواند مسقف شود و طراحی آن باید به گونه‌ای باشد که از متریال مشبک یا راه‌راه استفاده شود تا عملکرد سنسورها و چشم‌های حسگر و اعلام حریق در داخل سالن اختلال نداشته باشد.
• تصویر و نقشه طراحی شده غرفه باید نهایتا تا 25 روز قبل از برگزاری نمایشگاه جهت تایید و ارزیابی به ستاد برگزاری نمایشگاه ارسال شود.
• تنها در صورتی اجازه غرفه سازی به مشارکت کننده داده خواهد شد که در روز آغاز غرفه سازی برگه تایید ستاد برگزاری به ناظر تحویل داده شود.
• تعویض و نصب غرفه ها باید طبق برنامه‌ریزی مدیریت نمایشگاه انجام شود.هرگونه تغییرات آخرین دقایق باید با موافقت و نظارت شرکت برگزار کننده انجام شود.
• ارایه فرم و تعهد نامه به شرکت نمایشگاه های بین المللی استان فارس مطابق با قوانین داخلی همان سازمان و پرداخت مبالغ حق صدور مجوز و ارایه چک تخلیه و تخریب بابت ضمانت نامه از اولویت های ارایه خدمات و غرفه توسط این شرکت می باشد
• مشارکت کننده محترم جهت دریافت مجوز ساخت غرفه میبایست تا 20 روز قبل از نمایشگاه نسبت به ارسال مدارک و مشخصات شرکت مجری غرفه سازی(گرید غرفه ساز،نقشه،بیمه افراد حاظر در غرفه سازی،پلان اجرایی غرفه سازی به صورت تک بعدی و 3 بعدی ،مجوز فعالیت غرفه ساز) اقدام نماید.
• در صورت استفاده از شرکت های مجری این شرکت به عنوان غرفه ساز که متعاقبا توسط تیم بازرگانی به مشارکت کنندگان معرفی میگردد،نیازی به ارایه نقشه ،گرید بندی،بیمه و مجوز نخواهند بود.
• حضور و اقدام به ساخت غرفه توسط تیم غرفه سازی بدون دریافت مجوز رسمی ساخت غرفه ،ممنوع بوده و مسئولیت تمامی موارد با مشارکت کننده محترم میباشد.
• تیم غرفه سازی مشارکت کننده می بایست در زمان حضور در نمایشگاه و تحویل زمین مورد نظر نسبت به ارایه مجوز فعالیت خود اقدام نماید.
• مطابق قوانین و مصوبات جاری کف سازی غرفه ها تماما توسط تیم اجرایی شرکت اجرا و مشارکت کنندگان می بایست نسبت به هماهنگی این امر با تیم های اجرایی و مدیریتی خود اقدامات لازم را مبذول نمایند.
• در صورتی که مشارکت کننده نیاز به امکاناتی خاص (از قبیل برق 3 فاز و...) داشته باشدباید درخواست خود را در قالب فرم ثبت نام اعلام نماید تا در صورت امکان با توجه به امکانات و محدودیت های سایت نمایشگاه بین المللی استان فارس در اختیار مشارکت کننده قرار گیرد.بدیهی است در صورت وجود محدودیت های سالن نمایشگاه مسیولیتی متوجه شرکت برگزار کننده نیست.
• مشارکت کننده باید تا ساعت 8 صبح روز افتتاحیه (1403/10/11) غرفه سازی و چیدمان خود را تکمیل کرده باشد .
• واحد های صنفی عرضه کننده تخصصی تجهیزات لوستر بایستی جهت نصب تجهیزات آویز نسبت به اخذ مجوز نصب از شرکت سفیران و همچنین شرکت نمایشگاه های بین المللی استان فارس اقدام و پس از آن نسبت به هماهنگی با تیم های اجرایی اقدامات لازم را مبذول نمایند.
• در صورت استفاده از لامپ های روشنایی بالاتر از حد مجاز هر غرفه(مطابق قوانین نمایشگاهی استان فارس)میزان مصرف برق محاسبه و مشارکت کننده محترم موظف به پرداخت آن میباشد.

ماده5- واگذاري و چيدمان غرفه ها:

• تعيين محل غرفه ها و نحوه واگذاري آنها تماماً بر عهده برگزاركننده مي باشد. حتي بعد از دريافت نقشه محل غرفه و رويت آن توسط شركت كننده، اين احتمال وجود دارد كه برگزار كننده به هنگام تحويل غرفه، بنا به دلايل گوناگون ناگزير از جابجايي و تغيير مكان غرفه تخصيص يافته باشد . در اين صورت برگزار كننده تلاش خواهد نمود تا غرفه جديد واگذار شده حتي المقدور با همان ابعاد قبلي به متقاضي تحويل گردد.
• قرار گرفتن ستون در بعضي از غرفه ها اجتناب ناپذير است. بديهي است تلاش خواهد شد كه تا حد امكان در غرفه هاي كمتري ستون قرارگيرد، ليكن در هرصورت و با توجه به مختصات هر سالن، در تعدادي از غرفه ها ستون نيز قرار خواهد گرفت که محل قرارگيري آن برروي نقشه مشخص شده است. لذا در صورت قرارگرفتن ستون در داخل يا جلوي غرفه، لطفاً به هنگام طراحي و ساخت غرفه به اين نكته و نيز ابعاد ستون ها دقيقاً‌ توجه نموده و ضمنا ًاز هر گونه رنگ آميزي ستون و تابلوي برق نصب شده بر روي آن و نيز نصب يا چسباندن اقلام تبليلغاتي به ستون ها و ديوار خودداري فرماييد.
• برابر دستورالعمل صادره از سوي شركت سهامي نمايشگاه هاي بين المللي ايران، سالن هاي تحت پوشش از 2 روز قبل از افتتاح در اختيار برگزار كننده قرار مي گيرد. لذا لازم است شرکت کنندگاني که درخواست غرفه خودساز داده اند، تداركات لازم و ساخت و سازهاي اوليه غرفه خود را از قبل مهيا نمايند تا در فاصله كوتاه موجود امكان آماده سازي مناسب غرفه فراهم باشد.
• غرفه هاي پيش ساخته كه توسط برگزار كننده احداث مي شود، يك روز قبل از افتتاح نمايشگاه به غرفه داران تحويل داده خواهد شد.
• ورود هرگونه وسيله نقليه جهت تخليه بار و كالا به داخل سالن ها ممنوع بوده و از محل ورودي سالن ها تا محل غرفه، هرگونه كالا يا وسيله فقط مي تواند توسط چرخ دستي و يا توسط كارگران حمل شود. ضمناً در ايام قبل از افتتاح نمايشگاه كه زمان آماده سازي غرفه ها مي باشد فقط ورود وانت و كاميون حامل تجهيزات غرفه سازي صرفاً با مجوز ذكر شده به محوطه مجاز بوده و ورود خودروهاي شخصي به محوطه اكيداً ممنوع مي باشد.
• واگذاري غرفه به ديگران و يا شراكت با ساير واحدها مجاز نبوده و طبق قانون مجازات اسلامی فروش مال غیر محسوب می شود و مشمول جريمه به میزان 30 درصد از متراز مورد نظر و پیگردد قانونی مي گردد.
• ورود و تخليه كالاها همراه با جرثقيل تا جلوي درب سالن ها و يا در محوطه باز بلامانع مي باشد ولي پس از اتمام ايام نمايشگاه، جابجايي و خروج كالاها از سالن ها و محوطه باز (جهت حفظ ايمني كالاهاي ساير مشاركت كنندگان و محيط نمايشگاه) صرفاً توسط پيمانكار مستقر در محل نمايشگاه انجام خواهد شد .ضمناً ورود جرثقيل ، بالابر و ليفت تراک به طبقات بالاي همکف و ورود جرثقيل و ليفت تراک بالاي 10 تن به کليه سالن ها ممنوع مي باشد.
• رعايت حريم غرفه ها الزامي است. قراردادن كالاها يا دستگاهها خارج از حريم قانوني غرفه و حتي چند سانتيمتر تجاوز به فضاي راهروها يا فضاي پشت غرفه ها (حتي فضاهاي خالي و غيرقابل استفاده) مشمول جريمه 200% متراژ تحت تصرف شده و توقیف  و در صورت عدم توجه منجر به تعطيلي غرفه خواهد شد.
• نظافت داخل سالن تنها در محدوده راهروها برعهده برگزاركننده بوده و نظافت داخل غرفه ها به عهده غرفه داران خواهد بود. لذا ورود خدمه نظافت سالن به داخل غرفه بدون حضور و رضايت غرفه دار به كلي ممنوع مي باشد. ضمناً نظافت و پاكسازي محوطه بر عهده برگزاركننده مي باشد.
• شروع نظافت سالن ها از صبح روز افتتاحیه میباشد
• در صورت تقاضاي وسايل يا تجهيزات اضافي جهت غرفه ها هزينه مربوطه بطور جداگانه اخذ خواهد شد.
• لطفاً توجه داشته باشيد كه تعداد متعارف ميز و صندلي درهر غرفه ، 1 عدد صندلي و 1 عدد ميز به ازاء هر 12 مترمربع مي باشد (فقط براي غرفه هاي ساخته شده توسط برگزاركننده) و اضافه برآن مشمول پرداخت هزينه خواهد شد. لذا خواهشمند است به مسئولين غرفه خود يادآوري نماييد كه از برداشتن ميز و صندلي هاي سایر همکاران خودداري نمايند.
• مطالب مندرج در فرم ثبت نام از سوي متقاضي درخصوص خود ساز يا پيش ساخته بودن غرفه ، ملاك اقدامات بعدي قرار مي گيرد. متراژ قيد شده در فرم ثبت نام و همچنين نوع غرفه از نظر با تجهيزات يا بدون تجهيزات بودن آن تنها براساس مندرجات فرم ثبت نام مدنظر قرار خواهد گرفت. لذا پس از تحويل غرفه در صورت مشاهده هرگونه مغايرت با آنچه كه در فرم ثبت نام خود قيد نموده ايد، بلافاصله مراتب را به ستاد نمايشگاه اعلام فرماييد.
• چنانچه درخواست اوليه متقاضي،‌ غرفه همراه با ساخت و تجهيزات باشد حداكثر تا 20 روز قبل از افتتاح نمايشگاه امكان تغيير و عدم تجهيز آن وجود دارد. در غيراين صورت هزينه غرفه سازي كه قبلاً از شركت كننده اخذ شده بود مسترد نمي گردد.
• حتماً پس از تحويل غرفه خود، متراژ آنرا اندازه گيري نماييد، هرگونه ادعا در خصوص متراژ غرفه واگذار شده تنها در روز اول نمايشگاه قابل طرح و بررسي بوده و پس از آن مردود مي باشد.
• چنانچه بدليل حجم يا ابعاد كالا يا ماشين آلات نمايشي، هرگونه افزايشي از سوي شركت كننده ( به ويژه در غرف خودساز) در متراژ غرفه ايجاد شود جزو فضاي غرفه و بعنوان بدهي محسوب شده و قبل از خاتمه نمايشگاه مي بايد نسبت به پرداخت هزينه اضافه متراژ اقدام گردد. ضمن آنکه تجاوز به حريم راهروها علاوه بر هزينه معمول فضاي اشغال شده، مشمول جريمه200% هزینه متعارف غرفه نيز خواهد شد
• لازم به ذکر است یک فقره چک ضمانت بابت ساخت غرفه سازی از مشارکت کننده محترم و یا نماینده ایشان بابت ساخت غرفه سازی در محل نمایشگاه توسط شرکت نمایشگاهی استان فارس دریافت میگردد.
• در حالت کلی تمامی امور و موارد این نمایشگاه وابسته به قوانین نمایشگاهی استان فارس میباشد .
• اخذ غرفه در واحد های VIPمنوط به اجرای غرفه سازی پیشرفته خواهد بود

ماده6- حفاظت و امنيت غرفه ها:

• کليه شرکت کنندگان مي بايد نسبت به تکميل و مهر و امضاء فرم حراست که متعاقبا در روز تحویل غرفه تحویل میگردد اقدام و به ستاد نمايشگاه تحويل نمايند. تنها پس از ارائه فرم مذكور به ستاد امكان تحويل كارت هاي شناسايي غرفه داران امكان پذير خواهد بود.
• مسئوليت مراقبت و محافظت از غرفه و وسايل آن در ساعات برپايي نمايشگاه بر عهده شركت كننده مي باشد. پس از خاتمه كار نمايشگاه در هر روز نسبت به تخليه سالن ها و پلمب درب هاي ورودي اقدام شده و مسئوليت حراست از غرفه ها برعهده انتظامات نمايشگاه خواهد بود؛ لذا لازم است مسئولين غرفه ها هر روز قبل از باز شدن درب سالن ها در محل سالن حضور يابند. هرگونه عواقب ناشي از عدم حضور به موقع بر عهده صاحبان غرفه ها مي باشد.
• در زمان ساخت و ساز غرفه ها و آماده سازي سالن ها تا هر زمان که در سالن ها به هر دليل بسته نشده حضور حداقل يک نفر از هر غرفه در سالن ضروري است و در صورت بروز هرگونه اتفاقي از جمله مفقود شدن کالا، سرقت از غرفه يا ايراد آسيب به غرفه و تجهيزات آن ستاد برگزاري نمايشگاه هيچگونه مسئوليتي در قبال اتفاقات حادث شده نخواهد داشت. بطورکلي براساس قوانين نمايشگاه هاي بين المللي، در زمان باز بودن سالن ها همه گونه مسئوليت مراقبت از غرفه و لوازم داخل آن صرفاً برعهده غرفه داران مي باشد.
• بيمه آتش سوزي براي كليه شركت كنندگان اجباري مي باشد كه توسط برگزار كننده نسبت به انجام آن براي کل سالن تحت پوشش اقدام مي شود. ساير بيمه ها بصورت اختياري بوده و به غرفه داران محترم توصيه مي شود نسبت به انجام بيمه هاي ديگر علاوه بر بيمه آتش سوزي اقدام نمايند.
• مسئوليت مفقود شدن وسايل يا كالاي داخل غرفه ها در ساعات داير بودن نمايشگاه كه حضور غرفه داران در محل غرفه الزامي است، برعهده غرفه داران مي باشد.
• ساعت ورود بازديدكنندگان به داخل سالن راس ساعت ذکر شده در تبلیغات مي باشد ليكن به منظور آماده سازي مجدد غرفه ها و نظافت سالنها، هر روز 1 ساعت زودتر درب سالنها باز مي شود لذا مقتضي است از هر غرفه حداقل يك نفر جلو درب سالن حاضر باشد تا از بروز مسائلي نظير فقدان يا سرقت كالاها جلوگيري شود.همچنين در صورت نياز به ورود كالا يا وسايل داخل غرفه نيز تنها در همان یک ساعت قبل از بازدید امكانپذير خواهد بود.
• در صورت مفقود شدن وسايل يا كالاي داخل غرفه و يا بروز حادثه اي در محل غرفه، مراتب سريعاً به اطلاع مدير سالن و نگهبان سالن رسانيده شود تا با حضور نماينده حراست نسبت به تنظيم صورتجلسه اقدام گردد. پيگيري اين امر بر عهده شركت كننده مي باشد .
• در ايام آماده سازي سالن و غرفه سازي (تا قبل از افتتاح نمايشگاه) خروج هر گونه وسايل، تجهيزات، لوازم غرفه سازي و … مستلزم اخذ برگه خروج از مدير سالن می باشد، برگه خروج بايد به تأييد و امضاء مدير سالن برسد .
• با توجه به اينكه اكثر كالاها و لوازم داخل غرفه ها قابل اشتعال مي باشند، لطفاً از هرگونه جوشكاري، برشكاري و هرگونه اقدامي در داخل سالن كه احتمال بروز حريق را سبب شود خودداري نموده و وسايل دكوراسيون غرفه خود را بصورت آماده شده و صرفاً جهت مونتاژ به داخل سالن وارد نماييد.
• در صورت اعلام شرکت سفیران نسبت به حضور زودتر از موعد روزانه،مشارکت کنندگان میبایست نسبت به حضور مطابق ساعت اعلامی ،اقدامات لازم را مبذول نمایند.در صورت عدم حضور در زمان مقرر مسیولیت کلیه امور با مشارکت کننده محترم خواهد بود.

ماده هفتم- تخليه و تخريب غرفه ها پس از اختتام نمايشگاه

• مشارکت کننده محترم میبایست شب آخر نمایشگاه نسبت به تخلیه اجناس قیمتی خود از نمایشگاه اقدام نماید
• در آخرين روز نمايشگاه، زمان بازگشايي سالن ها جهت تخليه و خروج کالاها به غرفه داران اعلام خواهد شد. مقتضي است از همان ابتداي تخليه غرفه ها تمامي غرفه داران محترم به منظور جلوگيري از سرقت يا آسيب رسيدن به تجهيزات غرفه يا كالاها در محل غرفه خود حاضر باشند. حتي اگردر روز نخست آمادگي خروج كالاهاي خود را ندارند ضروري است حتماً فردي را به منظور مراقبت از كالاهاي خود در داخل غرفه بگمارند. بديهي است با بازگشايي سالن ها افراد مختلفي اعم از باربر، کارگر، نظافتچي و … به داخل سالن ها وارد مي شوند که در اين بين افراد متفرقه و سودجو هم فرصت سوء استفاده از شرايط موجود را پيدا خواهند نمود. لذا پس از بازگشايي سالن ها در خاتمه نمايشگاه، مسئوليت حفاظت و نگهداري كالاها و تجهيزات در مقابل سرقت يا آسيب، مستقيماً بر عهده صاحبان كالا خواهد بود.
• دارندگان غرفه هاي خودساز بايد پس از پايان نمايشگاه نسبت به تخريب وسايل دكوري و تخليه بقاياي آن اقدام نمايند. ضمناً واگذاري مسئوليت تخريب و جمع آوري غرفه به غير به دليل عدم پوشش بيمه مجاز نمي باشد و درصورت بروز حادثه، کل مسئوليت آن فقط برعهده غرفه دار مربوطه خواهد بود
• در صورت عدم تخليه و خروج به موقع غرفه، برگزاركننده نسبت به جمع آوري و انتقال وسايل به انبار اقدام نموده و در اينصورت هزينه جابجايي و انبارداري از صاحب كالا اخذ خواهد شد. ضمن آنكه مسئوليت هرگونه خسارت احتمالي وارده بر عهده صاحب كالا مي باشد.
• ملاک خروج کالا از سالن نمایشگاه تسویه حساب کامل نقدی میباشد .

ماده8- اسپانسرینگ و تبلیغات:

• مشارکت کنندگان محترمی که مایل به انجام امور تبلیغاتی و یا اسپانسرینگ این رویداد مهم میباشند نسبت به اعلام به کارشناسان مجموعه اقدام تا فرم و مدارک مربوط به این موضوع متعاقبا به حضور ارایه گردد.
• اسپانسرینگ نمایشگاه و تبلیغات محوطه نمایشگاه به صورت فایل pdf ارائه می شود و مشارکت کننده می تواند فایل را از کارشناس مربوطه دریافت و مکان مورد نظر را علامت زده و انتخاب کند،لازم به ذکر است چاپ بنر و طراحی آن برعهده مشارکت کننده خواهد بود.
• برای اسپانسرینگ و نصب بنر پیش فاکتور خرید مجزا صادر می شود و شامل 10% مالیات برارزش افزوده خواهد بود و مبلغ تمامی خدمات به صورت وجه نقد به شماره حساب شرکت سفیران واریز گردد، در صورت عدم واریزی رزرو فقط برای 48 ساعت خواهد بود و اگر واریزی انجام نشود به منزله کنسلی بوده و شرکت سفیران می تواند به متقاضی دیگر واگذار کند.
  
  تذکر مهم: تمامی موارد فوق الذکر در 8 ماده طراحی و تنظیم شده است که غیر قابل تغییر خواهد بود.